תוכנית עסקית: מדריך מקצועי לכתיבת תוכנית עסקית לבעלי עסקים

יש לכם רעיון מדהים למיזם חדש, הגיע הזמן לפרוץ את תקרת הזכוכית בעסק, צברתם עוד ידע, רעיונות ולקוחות או שאפילו פיתחתם מוצר כלשהו – מה עושים עם כל זה עכשיו? מתחילים בנקודת האפס, או ליתר דיוק, בגיבוש תוכנית עסקית שתהווה עבורכם את "מפת הדרכים" לעבודה יעילה, מדידה ומוצלחת לאורך זמן. אז איך בונים תוכנית מצוינת ומה אתם מוכרחים לכלול בה? הכל כאן:

תוכנית עסקית: הבסיס להקמת העסק שלכם

לבניינים יש תוכנית מתאר, ללימודים יש סילבוס ולעסקים יש תוכנית עסקית. הלכה למעשה, זהו מסמך מפורט ובו מטרות, שאיפות ויעדים לטווח הקצר והארוך – כולם מופיעים בכתב ובמתווה מחייב וברור, בעזרתו תוציאו לפועל את כל הרעיונות העסקיים והפיננסיים שלכם:

• תגייסו משאבים כמו הון, עובדים, לקוחות, חומרי גלם ומכונות.
• תבדקו היתכנות וכדאיות למיזם או סטארטאפ חדש.
• תעריכו מראש את צפי ההוצאות, ההכנסות, אפשרויות המימון וכמובן הרווחים.
• תצפו קדימה למשך 3-5 שנים מהיום, במקביל לניתוח הפעילות משנה לשנה, מרבעון לרבעון ומחודש לחודש.

התוכנית העסקית שמיד תכתבו בעזרת המדריך שלנו, תהפוך עבורכם למסמך "מחייב" (לא חוקית, אלא מקצועית) שאותו מומלץ לנסח גם אם אתם עסק קטן או גדול, וותיק או מתחיל ללא הבדל. כבר יש לכם עסק פעיל ומעולם לא ישבתם לכתוב תוכנית עסקית? לא מאוחר ליצור אותה ולהתחיל לעבוד בצורה מסודרת: תוכנית מוצלחת תכסה את כל התרחישים הטובים והרעים שצפויים לכם בדרך, תשאיר אתכם עם שתי רגליים על הקרקע ותטפח את רמת המודעות לעסק ולהתנהלותו כדי שתתכננו את צעדיכם נכון.

לתוכנית העסקית עוד מספר יתרונות בולטים:

• תיאור עתידו של העסק או המיזם החדש – מבינים לקראת מה הולכים.
• ניתוח כל הבעיות והתרחישים שאתם עשויים להיתקל בהם לאורך הדרך.
• קביעת הדרכים והכלים לפתרון כל בעיה שנתקלתם בה.
• השוואה, ניתוח ובדיקת נתונים מדידים כדי שתדעו בדיוק כמה התקדמתם ואיך.
• אופציה לשינוי התוכנית תוך כדי תנועה והתאמתה באופן נוח יותר לשטח.
• בחינת כדאיות, תחזיות, סיכונים וסיכויים.

למעשה, תוכנית עסקית מהווה בסיס לעסק מצליח, ועל כן, חשוב שלא לפסוח על התהליך הזה, גם אם מדובר על עסק חדש   /           , וגם אם זהו עסק קיים ופעיל.

מה הפרמטרים שחייבים להופיע בתוכנית העסקית שלכם?

תוכנית עסקית היא מסמך מורכב, שבו כל עסק מנטר וקובע את הפרמטרים הנדרשים לו לעבודה ושאותם מעבירים בצורה מדויקת ואחידה לכל המשקיעים, היזמים והשותפים שלכם לדרך. ההיקף האופטימלי לתוכנית שכזו יהיה בהיקף של 10-30 עמודים בממוצע, כאשר כל החומרים הרלוונטיים כמו שאלונים, סקרים, כלי בדיקה, תוכנות מדידה וכיוצ"ב יצורפו כנספחים.

לממהרים, ריכזנו לכם כאן את ראשי הפרקים החשובים ביותר:

ומה עוד צריך להיכלל בתוכנית העסקית שלכם?

• התועלת שתיווצר ללקוח מהשירות/ המוצר
• יעדים והגדרות בסביבת קניין רוחני ורישום פטנט
• ניתוח ענף הפעילות והזירה העסקית שבה העסק מתנהל
• שווקי המטרה והפוטנציאל הקיים בשוק
• ניתוח SWOT
• קביעת נתונים מספריים, תאריכים ומהלכים המהווים אבני דרך מהם אפשר להסיק כי התרחשה התפתחות עסקית.
• תוכנית שיווקית
• מבנה/ עץ הארגון, ההון האנושי שלו ומכסת מינימום-מקסימום של עובדים, מנהלים ושותפים.
• תיאור שלבי הייצור, התפעול ושרשרת האספקה
• נתונים שנוגעים לאבטחת איכות ושביעות רצון לקוחות
• מקורות מימון, מבנה ההון הקיים והנדרש והשימוש שיחול בו
• סקירת גורמי סיכון והזדמנויות
• נספחים לתוכנית

בניית תוכנית עסקית – מאיפה מתחילים?

אז אחרי שהכרנו את כל מרכיבי התוכנית, זה הזמן להתיישב ולכתוב אותה. תוכלו לעשות זאת בליווי מקצועי מאת יועצים עסקיים, כלכליים ואסטרטגיים המתמחים בכתיבת תוכניות עסקיות או פשוט לקבל השראה מדוגמאות שנמצאות ברשת ולכתוב הכל בעצמכם.

בשני המקרים, יש לנו עבורכם טיפ מדהים: תאמו פגישה אחת לכל רבעון שבה תעברו היטב על כל התוכנית העסקית שכתבתם, תבחנו את התקדמות היעדים ותערכו שינויים או עדכונים במידת הצורך. אם אתם עסק של וואן וומן/ מן שואו – פשוט פנו לכם את הזמן המתאים לכך ביומן.

לפני כתיבת התוכנית בפועל, מומלץ שתבצעו את הדברים הבאים:

1. ניתוח שוק ורמת התחרות בענף – זה הזמן לצלול למחקר שוק מעמיק, לברר מה עושים המתחרים שלכם, כיצד הם מבצעים את פעילותם, מה עובד להם ומה פחות, מהי אסטרטגיית התמחור והמודל העסקי שלהם, מהן החולשות והחוזקות של כל מתחרה והאם כל אלה יכולים לעזור לכם למצוא אסטרטגיה אלטרנטיבית או מקבילה לשלהם.
2. ניתוח קהלים – עליכם להכיר מראש ולעומק את הקהל שאתם מתכננים לפנות אליו: מה חשוב לו? מהם צרכיו? מהם ההרגלים, היבטי החיים והבעיות שבהם נתקל? היכן הקהל שלכם נמצא פיזית ווירטואלית? מהם מאפייניו הדמוגרפיים, הסוציואקונומיים, גילו, האופן שבו הוא מתקשר/ חושב/ מתנהג?
3. הערכת הון ומקורות מימון – חשוב שתבינו במדויק כמה הון עומד לרשותכם ממש עכשיו, או לחילופין כמה דרוש לכם כדי לתפעל את העסק ולממש את יעדיו המלאים לפרק הזמן שעבורו תנוסח התוכנית. עליכם להעריך מראש גם את השימוש הספציפי שתבצעו בהון, כמו למשל תשלום משכורות לעובדים, רכישת תוכנות או ציוד לעסק, ייבוא המוצר מחו"ל, מאמצי שיווק ומכירות, מתן שירות לקוחות ועוד.

בדקתם, חקרתם ומצאתם? כעת כשכל המספרים על השולחן, אתם חופשיים להתחיל. כתיבת התוכנית בפועל צפויה להיות ממושכת ואיננה מסתיימת ביום אחד. בהחלט מומלץ שתקדישו לה את מספר השעות הנדרש עם קביעת דד ליין לסיום המלא, למשל תוך שבוע או חודש, בהתאם לעיסוקים הנוספים שלכם.

במקרה שאתם מקימים עסק חדש – שימו לב שכתיבת התוכנית העסקית צריכה להתבסס על go-no-go, כלומר האם יש היתכנות וכדאיות אמיתית עבורה, או שצריך לתכנן מסלול מחדש ולשנות את המהות, מסגרת הרעיון או סוג הקהל שמולו תפעלו.

במקרה שאתם זקוקים למימון ומקורות אשראי – שימו לב שהתוכנית מתארת כראוי את כל הפעילות של העסק במובן הפיננסי ומבהירה כיצד תגדל הרווחיות, בתוך כמה זמן תגיעו למחזור X ומה כושר ההחזר שיהיה לכם. במקרה של תוכנית שתוצג למשקיעים, עליכם לוודא שהיא מציגה כראוי את הענף ושוק הפעילות על כלל הסיכויים והסיכונים שבו ומייצרת תמונה ברורה למשקיע כדי לרתום אותו לחזון, הרעיונות והדרך שלכם באופן פרקטי.

ואם אתם בונים תוכנית עסקית לצורך הניהול השוטף והגדלת הרווחיות שלכם – שימו את הדגש בעלויות הפיתוח של מוצרים ושירותים חדשים, מבנה ההנהלה של הארגון והתפקידים שבתוכו, הוצאות תפעוליות, יעדי מכירות ונהלי עבודה. נתונים אלה יעזרו לכם להישאר עם הפנים לעבר המטרה ולהתגבר על שינויים ותרחישים שעשויים להתחולל בענף הפעילות.

קדימה, מתחילים

כתיבת התוכנית העסקית היא הצמחת השורשים הראשוניים שלכם בעסק, בייחוד אם עד היום תפעלתם אותו ללא נתיבי הליכה ברורים ומדויקים קדימה. רוב העסקים שמדלגים על כתיבת תוכנית עסקית נידונים לעבודה במתכונת של כיבוי שריפות, קשיים תזרימיים וסכנת סגירה בתוך 2-5 השנים הראשונות. אל תהיו חלק מהסטטיסטיקה – צאו למחקר, מיפוי והערכה שבסופם תצאו עם תוכנית עסקית מנצחת, ממנה תהיה לכם וודאות גבוהה לגבי כל מהלך עסקי ותיהנו מיציבות טובה גם בתקופות פחות נוצצות.

חשוב שתזכרו: אמנם יש לכם כעת רעיון מדהים, מוטיבציה בשפע וגם אופטימיות וחלומות וורודים, אך התוכנית העסקית היא העוגן שלכם אל הקרקע, זו ששומרת עליכם מאוזנים ושבה מופיעים כל  הנתונים שיעזרו לכם להמשיך קדימה. זוהי תוכנית שמשקפת את המציאות הזהירה והריאלית ומספקת לכם היערכות, ידע ושיטות עבודה שוטפות שמתאימות לאופי העסק ובעליו, עליהן תוכלו להתבסס לכל אורך הדרך.