עם 12 שנות תוכנה ומאות מיליוני משתמשים ברחבי העולם, נראה שתוכנת זום הפופולרית לכדה מאז תקופת הקורונה את תשומת הלב של כל מקומות העבודה, הארגונים, בעלי המקצועות החופשיים, מוסדות הלימוד ובתי העסק, שיכולים לתקשר אלו עם אלו מרחוק ובקלות מדהימה.
אז אם מעולם לא התנסיתם בזום עדיין או שאתם מעוניינים לגלות עוד כמה אפשרויות שימטבו את הפגישות שלכם בזום, כאן תמצאו את כל מה ששווה לדעת:
זום מאפשרת לכם להיפגש אחד עם השני מכל מכשיר המחובר לאינטרנט, לשוחח, לראות את חברכם לשיחה והכל בדרך נוחה ונגישה.
דרך הזום אפשר לנהל פגישות עבודה רבות, מה שאפשר מאז תקופת הסגרים בקורונה לעבור למשרות היברידיות במשק ואף עבודה מהבית ב-100% משרה, לנהל הרצאות, ראיונות, להעביר אימונים אישיים, הדרכות ומה לא. עם הזמן רבים עברו גם לשימוש פרטי בתוכנה כדי לשוחח עם קרובים וחברים, ללמוד יחד, לשחק במשחקי וידאו משותפים ועוד.
את זום ניתן להוריד לכל מכשירי הסמארטפון ללא קשר למערכת ההפעלה, כאשר ניתן להוריד אותה בקלות רבה גם למחשב.
לכל פגישה בזום יש שתי אפשרויות: אתם יוזמים את הפגישה ומצרפים משתתפים או מוזמנים אליה ומצטרפים כמשתתפים.
בעמוד הראשי של התוכנה קיים כפתור כתום ועליו כתוב New Meeting – לחצו עליו. כעת תיפתח המצלמה הקדמית וכעבור מספר שניות תעלה חלונית בה תחליטו האם השיחה תתרחש עם קול (audio). אתם כמובן יכולים להתחרט בהמשך אם בחרתם להמשיך ללא קול, בעזרת לחיצה על כפתור Join Audio שנמצא משמאל למטה.
כעת, התבוננו בחלק העליון של המסך, בו מופיע מספר הפגישה (Meeting ID) ואותו עליכם לשלוח למשתתפים שאתם מזמינים. אפשר פשוט להעתיק ולהדביק את הלינק של החלון (Copy URL) או להעתיק ולשלוח הזמנה לשיחה (Copy invitaion) וזהו זה.
אתם אמורים לקבל מיוזם השיחה לינק להצטרפות ולאחריו לאשר למערכת ההפעלה שלכם לפתוח את Zoom או לקבל את מספר ה- Meeting IDלהזנה וללחוץ על Join a Meeting. אם זו האופציה השנייה, הקלידו את מספר ה-Meeting ID וזהו, אתם בפנים.
שימו לב למועד השיחה כמובן, משום שהיא תיפתח בפועל סמוך לשעה שנקבעה ולעתים גם בשתיים-שלוש דקות לפני התחלתה. זהו הזמן הטוב ביותר להצטרף אליה.
אם נכנסתם פנימה, אתם תראו את שם המשתמש בחלון הפגישה ותוכלו לשנות אותו לשם שאתם בוחרים. כל הלחצנים כאן דומים מאוד לאלו שנמצאים בכל תוכנת שיחות וירטואלית ותוכלו לשלוט בהם במהלך השיחה – למשל ללחוץ על mute כדי להשתיק את הרמקול שלכם או על Stop Video שמכבה את המצלמה שלכם.
אתם יכולים להוסיף אנשים נוספים לפגישה בעזרת כפתור Invite. להסרת משתתפים, לחצו על Manage Participants וליציאה בעצמכם, לחצו על End Meeting או על האיקס של חלון השיחה.
אופציות נוספות הן שליחת הודעה פרטית או קבוצתית למשתתפים דרך חלונית הצ'אט, להקליט את הפגישה ((Record ולשתף את המסך שלכם על ידי Share Screen.
עד כה התמקדנו בפעולות הבסיסיות ביותר של זום, אבל לא כאן נגמרות אפשרויות התוכנה. הנה כמה אפשרויות נוספות שתוכלו להשתמש בהן:
אחד הפיצ'רים הכי פופולריים בזום הוא להלביש רקע אחר על האמיתי שמאחוריכם. רקע לזום יכול להיות אופציה טובה למי שמעוניין להסתיר רקע לא מחמיא (למשל ספריה מבולגנת), לתת אווירה מסוימת (למשל רקע עם המיתוג העסקי שלכם) וגם סתם כדי לשעשע קולגות.
בתפריט תמצאו מגוון רקעים, אך אפשר גם להוריד רקעים נוספים או להעלות תמונות משלכם. כל האפשרויות הללו נמצאות בתוך הגדרות הוידאו של זום, שם עליכם ללחוץ על Virtual Background כדי לראות איך הרקע שבחרתם משתלב עם הפנים.
זום מגבילים בגרסתם החינמית את הניהול של כל פגישה לזמן קצוב של 40 דקות. אלא שקיימת דרך להימנע ממגבלת הזמנים, אם תתזמנו את הפגישה (כמפורט בסעיף הבא), תשלחו הזמנה למשתתפים וכאשר הפגישה תגיע לסיום 40 הדקות, תעזבו אותה. בנקודה זו, המשתתפים ילחצו על כתובת ההצטרפות המקורית או יזינו שוב את ה- Meeting ID כך שיתחילו 40 דקות נוספות. אין הגבלה לכמות הפעמים שניתן לעשות זאת.
ידעתם שזום מאפשרת ניהול יומן פגישות שלם? בתפריט הראשי ומתחת לכפתור הכתום המרכזי New Meeting, לחצו על האפשרות Schedule וייפתח לכם חלון נוסף. כאן תוכלו לקבוע מראש את תאריך הפגישה, השעה המדויקת וכמה זמן היא תיערך.
אפשר להוסיף אינפורמציה כמו אודיו או וידאו, צורך בהזנת סיסמה כדי להשתתף ולהחליט האם לשמור אותה בלוח שנה מסוים, למשל בגוגל קלנדר או האאוטלוק (ברירת המחדל במערכת). בסיום אפשר להוסיף את כל המשתתפים והם יקבלו הזמנה לפגישה שקבעתם במייל.
הרבה פעמים עולה בפגישה הצורך להסביר משהו על דרך הצגה ויזואלית של צג המחשב שלכם (הקרנת מצגת למשל, הדרכה לתוכנה כלשהי ועוד) ולכן אתם יכולים לשתף את המסך שלכם עם כל המשתתפים. איך עושים את זה? לחצו על Screen Sharing שנמצא בתחתית המסך.
בחץ הסמוך ללחצן הזה אפשר לבחור האם לשתף את המסך עם כולם יחד, או לשתף כל משתתף בתורו. אופציה נוספת היא להעלות לוח לבן בו אפשר לקשקש ולכתוב בדיוק כמו בחדר הישיבות.
כפי שקראתם כבר קודם, קיימת האפשרות להקליט את כל הפגישה. שימו לב שברירת המחדל במערכת היא הקלטה של הוידאו בלבד, ללא שמע ולכן תצטרכו לשנות זאת ידנית אם צריך. בלחיצה על כפתור Record תקפוץ לכם חלונית שבה תאשרו הקלטה עם שמע ותוכלו לשלוט בהקלטה תוך כדי הפגישה, על ידי עצירה או השהייה. בסיום, ההקלטה תישמר אוטומטית בתיקיית "המסמכים שלי" במחשב שלכם.
על פניו לזום יש שני חסרונות מרכזיים: האחד הוא מגבלת הזמן והמשתתפים (אותה אפשר לפתור בתשלום חודשי לזום של כ-15 דולר) – עד 100 משתתפים ל-40 דקות בלבד, מה שלא יתאים לעסקים גדולים מאוד (למעט במערכת ההוראה). החיסרון השני הוא עניין איסוף המידע על המשתתפים, שזום מצהירה לגביו בגלוי אמנם, אך חשוב להיות מודעים לכך.
נניח שיש לכם לקוח שצריך לזמן לחלק הבא בסשן שלכם. אז במקום לצייד אותו כל פעם בלינק חדש, תוכלו ליצור לו לינק וסיסמה אישיים דרך ה-schedule והזימון יישלח אליו עם הלינק הקבוע למפגשים.
הרבה פעמים נרצה שהמשתתפים ישמעו משהו אבל לא דרך הטלפון, אלא מתוך המחשב. מה עושים? לחיצה על Share Screen – הגדרות מתקדמות (advanced) – Computer sound only.
לא התעוררתם בזמן ולא הספקתם להתייפייף? לא נורא. זום יעשו את זה עבורכם. לחיצה על הגדרות – וידאו – Touch up my appearance והרי לכם פילטר איפור לקראת הפגישה.
אם קיימת גרסה חדשה, היא תוצע לכם כשתפתחו את הזום ותוכלו ללחוץ על האופציה כדי להוריד את העדכון. אם זה לא קרה או שאתם רוצים לעדכן גרסה שטרם עדכנתם, לחצו על תמונת הפרופיל – Check for update – ייפתח חלון עדכון ובו לחצו על Update – Install – continue.
למרות שזום איננה תוכנת הפגישות הווירטואליות היחידה, אין ספק שהנגישות, הנוחות ומאות האפשרויות שלה ממצבות אותה כמערכת המועדפת לפגישות מרחוק. שווה להתנסות עם המערכת ולגלות את כל הדברים הנוספים שיש לה להציע ולעודד את הקולגות והחברים לשתף אתכם בדברים נוספים.
מקלידים "הורדת זום" בגוגל, לוחצים על כפתור ההורדה שיפנה אתכם להורדה מהאתר של זום. לחצו על download ולאחר מכן בחלונית ההתקנה על Join a meeting או Sign In.
אם אתם יוזמים את הפגישה, לחצו על New Meeting – Copy URL או Copy invitation כדי לשלוח לינק למשתתפים. עוד אופציה היא להעתיק ולשלוח את ה- Meeting ID שהמשתתפים יקלידו בהצטרפות.
לוחצים על תמונת הפרופיל – הגדרות – Virtual Background ובחירת הרקע. אפשר להוריד רקעים או להעלות תמונה משלכם.
הפגישה מתקרבת למגבלת 40 הדקות? אם המארח יעזוב אותה ובזמן הזה כל המשתתפים ילחצו על קישור ההשתתפות מחדש, ייפתח מחדש פרק זמן של 40 דקות.
אם אתם מארחים עד 100 משתתפים לפרק זמן של עד 40 דקות בכל שיחה, השימוש הוא בחינם. אם יש לכם צורך ביותר, תוכלו לשלם 15$ בחודש כדי להסיר את המגבלות.
נסו אותנו!
קביעת פגישות, ניהול יומן וניהול משרד – הכירו את משרד אונליין, מיקור חוץ אנושי לניהול משימות!
עשרות מומחים בפריסה ארצית לשרותכם
אידאלי לעסקים קטנים-בינוניים, עמותות וסטרטאפים
שירות אישי וממוקד לעסקים בכל רחבי ישראל
עשרות המלצות מלקוחות ותיקים (מעל שנה)
ניסיון בתחומי השיווק והמכירות ללקוחות B2B ו B2C
ניסיון עם כלל התוכנות לניהול משרד והנהלת חשבונות
קמנו במטרה לעזור לעסקים להתייעל על ידי מיקור חוץ לשירותי משרד בעסק: הנהלת חשבונות, אדמניסטרציה, מענה טלפוני, טלמיטינג, ניהול קשרי לקוחות ועוד.
שירותי משרד
תוכן מקצועי
