ניהול זמן בעבודה

אתם מגיעים למשרד בבוקר, מלאי מוטיבציה לבצע את כל המשימות שלכם, לסמן כמה שיותר V ולצאת מהמשרד עם תחושת סיפוק. אלא שאז אתם נקלעים לשיחה טלפונית ארוכה עם אחד הלקוחות, תוך כדי נכנסים עוד ארבעה בלת"מים ועובד שחייב את עזרתכם. מבלי ששמתם לב הגיעה שעת הצהריים וכבר חצי יום עבודה מאחוריכם. עוד ועוד משימות הצטברו בינתיים ואתם מרגישים שאתם קורסים מרוב לחץ. זה מעיק, זה מלחיץ וזה בעיקר לא אפקטיבי. מה עושים? מנהלים את הזמן בצורה נכונה. לפניכם כל הטיפים לניהול זמן אפקטיבי, שיעזרו לכם לתקתק את העבודה ולעבוד באופן פרודוקטיבי.

כלים לניהול זמן

עריכת רשימת משימות

חשוב מאוד לערוך רשימה של כל המשימות שיש לכם לבצע באותו חודש ולתכנן את הלו"ז שלכם באופן יומי ושבועי. אפשר להכניס לרשימה הזאת גם משימות הקשורות לעבודה כמו עריכת מצגת או שיחה טלפונית עם לקוח, וגם משימות אישיות כמו תור לרופא שיניים ואסיפת הורים. חלקו את המשימות לפי רמת החשיבות והדחיפות שלהן – בצעו קודם כל את המשימות החשובות והדחופות, ורק אם יותיר הזמן תוכלו להתפנות לביצוע המשימות שאינן דחופות. כשאתם מתכננים את הלו"ז שלכם, נסו לחשוב כמה זמן בערך ייקח לכם לבצע את המשימה וקחו מרווח ביטחון למקרים של עיכובים, הפסקות קפה וכו'. אפשר לכתוב את המשימות על דף, במסמך וורד או אקסל או להשתמש באפליקציות לניהול משימות כמו Clickup.

ניהול זמן נכון באמצעות שכירת שירותי משרד במיקור חוץ

לפי אמרה ידועה "בכל בירוקרטיה, עבודת הניירת גוברת כאשר אתה מבלה יותר ויותר זמן בדיווח ופחות בעשייה." אם אתם מבזבזים זמן רב על ענייני בירוקרטיה במקום על דברים מהותיים, ייתכן שכדאי לכם לשקול להוציא חלק מהפעילות שלכם "החוצה" כדי שתוכלו לנצל את הזמן ליכולת הליבה שלכם. כך למשל, תוכלו לשכור מישהו/י מרחוק שיתקתקו לכם משימות, יתאמו פגישות, יריצו טפסים, יגבו תשלום מלקוחות או ינהלו כל בירוקרטיה שעולה לכם זמן וכסף. במשרד אונליין נשמח לסייע לכם עם שירותי תיאום פגישות, הנהלת חשבונות, גבייה מלקוחות, עבודה מול ספקים, אדמיניסטרציה, טלמרקטינג, מענה טלפוני והפצת הודעות.

ניהול זמן אפקטיבי באמצעות הימנעות מהסחות דעת

בזמן שאנחנו עובדים על איזה דו"ח מתיש ומייגע, קל מאוד להישאב לרשתות החברתיות, לבדוק מיילים או להתכתב בוואטסאפ. אתם אומרים לעצמכם שזה ייקח רק רגע, אבל מבלי ששמתם לב הזמן חולף לו. אז מה עושים? ראשית, ניתן לשנות את הגדרות ההתראות של המייל, הוואטסאפ והרשתות החברתיות, כך שתקבלו אותן רק לאחר היציאה מהמשרד. במקום זאת, תגדירו זמנים קבועים במהלך היום שבהם אתם בודקים את המיילים שלכם, את הודעות הוואטסאפ וההתראות מהרשתות החברתיות. פתרון נוסף הוא להיעזר באפליקציות שיפחיתו את השימוש שלכם בטלפון הנייד. כך למשל, אפליקציית AntiSocial תנתר את הפעילות שלכם בסמארטפון, תציג בפניכם את האפליקציות שמבזבזות לכם את הזמן ותאפשר לכם להגביל את השימוש. תוכלו לקבוע מראש באילו ימים ושעות אפליקציות מסוימות יפעלו ומתי הן ייחסמו בפניכם.

ניהול זמן באמצעות הימנעות ממולטי טסקינג

נשים אמנם מתגאות ביכולות שלהן לבצע כמה פעולות בו זמנית, אך האמת היא שמולטי טסקינג עלול להיות בעוכרינו. כשאנחנו מבצעים כמה משימות במקביל, גדלים הסיכויים לכך שלא נצליח לבצע כל משימה כראוי. מה שנקרא, תפסת מרובה לא תפסת. לכן, ההמלצה שלנו היא להתחיל ממשימה אחת ורק לאחר שאתם מסיימים אותה לעבור למשימה הבאה. כך תגיעו ליעילות רבה יותר בעבודה שלכם.

בניהול לו"ז משימות ותזכורות - הטכנולוגיה לא תמיד מספיקה

לכל עסק מצליח יש רשימת משימות שלא נגמרת. אם האפליקציות לא מספיק עושות לכם סדר, תנו לנו לעזור לכם עם זה! שירותי תזכורות וניהול יומנים עם אנשים אמתיים באמצעות משרד אונליין.

ניהול זמן באמצעות שימוש בהודעות במקום בטלפון

אחד מזוללי הזמן שלנו הוא שיחה בטלפון. גם אם התכוונתם רק לשאול שאלה קטנה את הקולגה שלכם, אתם עלולים להיסחף לשיחה ארוכה שתכלה לכם את הזמן. לכן, אם מדובר בשאלות קצרות, עדיף להשתמש במייל או בוואטסאפ. שיחות הטלפון מיועדות לעניינים שמסובך להסביר ולפתור אותם בהודעות, כמו למשל תיאום ציפיות עם לקוח חדש. אם יש לכם אפשרות כזאת, העדיפו לערוך את שיחות הטלפון שלכם בזמן שאתם נמצאים בנסיעה ארוכה. כך תנצלו את הזמן כראוי. חשוב כמובן להשתמש בדיבורית אם אתם נוהגים.

ניהול זמן אפקטיבי באמצעות יצירת סביבת עבודה מסודרת

כשיש בלאגן בשולחן העבודה שלכם, סביר להניח שיהיה לכם גם בלאגן בראש. אז אל תתעצלו וסדרו את סביבת העבודה שלכם. הקפידו שהיא תהיה נקייה, שכל מסמך יהיה מתויק במקום הנכון, והשאירו על השולחן רק את הציוד ההכרחי לכם.

ניהול זמן נכון באמצעות האצלת סמכויות

מנהל טוב יודע להאציל סמכויות. הרבה פעמים אנחנו מעדיפים לעשות את העבודה בעצמנו כי אנחנו יודעים שאנחנו נבצע אותה הכי טוב שאפשר, אבל זו לא הדרך לייעל את העבודה שלנו. אם יש לכם עומס ומשימות שאתם פשוט לא מצליחים להגיע אליהן, כדאי לשקול להעביר אותן לעובדים או לקולגות שלכם. חשוב לוודא שהמשימות שאתם נותנים אלו משימות שהעובד או הקולגה שלכם מסוגל לבצע ושנמצאות בתחום האחריות שלו. כדי לוודא שהעבודה מתבצעת כשורה, יש להגדיר בדיוק מה אתם צריכים וכיצד יש לבצע את המשימה. כן חשוב לבצע על העובד בקרת זמנים ואיכות של ביצוע המשימה, כך תוכלו למנוע טעויות והראש שלכם יהיה שקט לביצוע משימות אחרות.

לסיכום

זמן שווה כסף, ולכן חשוב מאוד לנהל אותו נכון. באמצעות השיטות שסקרנו במאמר זה תוכלו להגיע למיצוי מקסימלי של יום העבודה, תפחיתו את העומס והלחצים ותובילו את העסק או את מקום העבודה שלכם להצלחה. זכרו שיש לנו 24 שעות ביממה, ואנחנו אלו שקובעים איך לנצל אותן.

נסו אותנו!

תזכורות על משימות, וידוא שהמשימה בוצעה ותיקתוק משימות – הכירו את משרד אונליין,  מיקור חוץ אנושי לניהול משימות!

למידע נוסף שלחו הודעה