התייעלות ארגונית

ארגונים מתחומים וענפים שונים נדרשים להתייעל ללא הרף כדי להגשים את המטרות שלהם ולעמוד בתחרות המאתגרת. הדרך לעשות זאת היא באמצעות התייעלות ארגונית. התייעלות ארגונית היא היכולת של הארגון להשיג את המטרות והיעדים שלו וליישם את האסטרטגיה שלו ותוך כדי להפחית בהוצאות.

למה בכלל צריך את זה?

כל ארגון נאלץ להתמודד עם הוצאות רבות. ככל שהארגון קיים זמן רב יותר, כך הוצאות התפעול שלו גדלות. כשמדברים כאשר ההוצאות גדולות מדי לעומת ההכנסות, הארגון עלול למצוא את עצמו בהפסדים קשים ואף עלול לפשוט את הרגל. בשל כך, ישנה חשיבות גדולה להשקיע בהתייעלות ארגונית. בעולם התחרותי של ימינו, רק ארגון שיודע להתנהל נכון, להתייעל ולשפר את תהליכי העבודה, ולהפחית הוצאות שאינן הכרחיות ימשיך לגדול ולצמוח. התייעלות ארגונית מסייעת לעבודה פרודוקטיבית ולחיסכון בהוצאות וכך תפוקת הארגון גדלה. ארגונים שמאמצים התייעלות ארגונית כערך עליון יצליחו להגשים את המטרות ולהוביל את הארגון להצלחה.

התייעלות ארגונית שלב ראשון

השלב ההתחלתי בתהליך ההתייעלות הארגונית הוא לבחון היטב מהן נקודות החוזק והחולשה של הארגון. בדקו את הביצועים של כל מחלקה ומחלקה בארגון. אילו מחלקות נחשבות בעינכם למצטיינות ומובילות, ואילו מחלקות זקוקות לשיפור מידיי ולעבור תהליכי התייעלות? המחלקות שזקוקות לחיזוק ולשיפור יכולות להיעזר בשירותי מיקור חוץ. מיקור חוץ היא דרך אפקטיבית עבור חברות ליהנות משירותים מסוימים מבלי לשכור כוח אדם. כך שאתם יכולים להפחית את העומס על המחלקות השונות, ותוך כדי לחסוך בעלויות, להעלות את איכות הביצועים ואת המהירות שלהם, ולשפר את התפוקה והשירות. השירותים שניתן להשיג במיקור חוץ הם בין היתר שירותי משרד אונליין הכוללים ראיית חשבונות, עבודה מול ספקים, שירותי גבייה, תמלול שיחות, הקלדה, גיוס לקוחות, מעקב אחר מכירות וניהול לידים.

ומה אחר כך?

לאחר שהגדרתם את נקודות החוזק והחולשה של הארגון, עליכם להגדיר את היעדים שלכם.  חשוב מאוד לנסח אסטרטגיה ברורה ותכנית עבודה ליישום ההחלטות שלכם. הקפידו להגדיר לכל יעד דד ליין ולתחום אותו לפי פרק זמן מסוים. אתם יכולים להכין תכנית חודשית, רבעונית או שנתית – מה שחשוב הוא שהיעדים שהצבתם יהיו רציונאליים ומותאמים לפרק הזמן הנדרש לביצוע. עליכם לחלק כל יעד למשימות קטנות ולעקוב ולערוך בקרה שוטפת על היעדים שהצבתם.

כדי שההתייעלות הארגונית תנחל הצלחה, עליכם לרתום את העובדים ואת המנהלים להגשמה של אותם יעדים. ערכו עם העובדים ועם המנהלים שיחות לגבי תכנית ההתייעלות וחשבו על דרכים לשפר את הביצועים שלהם. הכשרת מנהלים וסדנאות לעובדים העוסקות בהתייעלות נכונה, יעזרו לכם להגיע למצוינות, להגדיל את הרווחיות, ולהגשים את האסטרטגיה העסקית שלכם.

כידוע, ישנן תמיד הפתעות בחיים, וכל ארגון עלול להתמודד עם מכשולים בלתי צפויים כמו למשל התפשטות נגיף הקורונה. על כן, במסגרת ההתייעלות שלכם, יש לגבש שיטה שתאפשר לכם לזהות סיכונים, לנהל אותם ולפתור אותם ביעילות.

בנוסף לכך, זכרו שהידע שקיים בארגון הוא אחד המשאבים המשמעותיים ביותר, או כמו שאומר המשפט הידוע "ידע זה כוח". תהליך ניהול ידע כולל ארגון של המידע, מיפוי צרכי הידע, הנגשת התכנים, שימור הידע של המומחים בארגון ושיתוף הידע. מינוף הידע יאפשר לכם להתייעל ולשפר את שיטות העבודה של כל בעלי התפקידים בארגון. 

לסיכום

אין ספק שהתייעלות ארגונית אינה משימה פשוטה כלל. כמנהלי הארגון, אתם נאלצים להתמודד עם משאבים מוגבלים ועם הוצאות כבדות. יחד עם זאת, דעו שזה אפשרי! כל שעליכם לעשות הוא לשאול את עצמכם כיצד אתם יכולים להשיג את המטרות שאליהן הארגון שלכם שואף, תוך חיסכון בהוצאות ובזמן.  באמצעות יישום התייעלות ארגונית אתם תצליחו להגשים את המטרות שהצבתם לעצמכם, המנהלים והעובדים שלכם יזכו לעבוד במקום שנמצא תמיד בצמיחה ואתם תוכלו ליהנות מרווחים גדולים. חשוב לדעת כי התייעלות ארגונית דורשת שינויים שעלולים להיות מלחיצים. נסו שלא להתנגד לשינוי ולקבל אותו מתוך הבנה כי הוא יסייע לכם להגיע לראש הפסגה שאתם חולמים עליה. בהצלחה!

נסו אותנו!

תזכורות על משימות, וידוא שהמשימה בוצעה ותיקתוק משימות – הכירו את משרד אונליין,  מיקור חוץ אנושי לניהול משימות!

למידע נוסף שלחו הודעה