תזרים מזומנים: מדריך מיוחד לעצמאיים ולבעלי עסקים

ניהול תזרים מזומנים מהווה אבן יסוד מרכזית ביותר בניהול העסק, ממנו יושפעו פוטנציאל הצמיחה והרווחים שלכם לאורך שנים. כיצד תנהלו תזרים חיובי כמו שצריך? ריכזנו כאן את כל מה שעצמאים ובעלי עסקים מוכרחים לדעת:

תזרים מזומנים: בסיס קריטי להצלחתכם בעסק

תזרים המזומנים הוא תעבורת הכסף העסקי שלכם והנהלת החשבונות, כלומר קבלת כל הכספים מהלקוחות והעברת תשלומים לספקים ונותני שירותים. יש שמייחסים למונח "תזרים" משמעות של נזילות, משמע שהתזרים אמור לתפקד כהון מיידי להמשך תפעול העסק כרגיל, אם כי ישנם עסקים שבהם התזרים יכלול גם נכסים וזכויות שצריך לגלם.

כך או כך – תזרים מזומנים עשוי להקים ולהפיל את העסק כך שהרבה מונח על כתפיו. הוא מורכב מכל הסכומים שבחשבון הבנק העסקי בחלוקה לתקבולים ותשלומים, לרבות אלה שכבר התרחשו ואת אלה שעדיין לא, לפי תאריכים ומועדים ידועים מראש.

כל נתון בתזרים חייב להישאר בשליטתכם המלאה, במטרה למנוע קשיים כלכליים. לכן לעולם קיימת חתירה ליצירת תזרים מזומנים חיובי – כלומר סך תקבולים גדול מסך התשלומים וצמצום תופעות של תזרים מזומנים שלילי – בו סך התשלומים עולה על סך התקבולים (ואז גם אין רווח כספי).

דוח תזרים מזומנים: מה הוא כולל, וכיצד מייצרים אותו?

דו"ח תזרים המזומנים מסייע לעסק להעריך את הכנסותיו הצפויות ולחזות מבעוד מועד בעייתיות בתשלום ההוצאות. הוא מאפשר לעסק להישאר עם אצבע על הדופק ולהתגבר על בעיות נקודתיות, במקום להתמודד עם אירועים לא מתוכננים ולתכנן את פעילותו קדימה, תוך יצירת שינויים הכרחיים.

איך מכינים את הדו"ח?

אפשר לערוך אותו באקסל או בכל תוכנה שנוחה לכם. את הדוח עצמו יש לחלק להכנסות, תזרים ורווחיות בצפי של 3-6 חודשים קדימה.

את סעיפי התקבולים והתשלומים כדאי לחלק לשניים: תקבולים והוצאות וודאיות (למשל לקוח בריטיינר על בסיס חוזה קבוע = תקבול וודאי/ תשלום לעובד = הוצאה וודאית) ותקבולים והוצאות המבוססים על תחזית, המהווים שיעור או ניבוי למחזור המכירות קדימה.

מה למלא בדו"ח בסוף יום העבודה?

בסוף כל יום יש לעדכן את היתרה הנוכחית שקיימת בבנק, כך שתוכלו להסתכל עליה בצורה ברורה, להסיק מסקנות וגם לפנות לבנק מבעוד מועד אם יש צורך בהגדלת האשראי. התנהלות שכזו מצדכם משקפת לבנק שאתם לקוח אמין ואחראי עם התנהלות פיננסית מצוינת ולכן אין מניעה להגביל אתכם במה שתבקשו.

כך תנהלו תזרים מזומנים אופטימלי

אז הבנו שהתזרים מתבסס על מאגר מזומנים זמין באופן תמידי, שאיתו תשלמו את כל ההוצאות וההתחייבויות השוטפות ובמועד המדויק של כל אחת מהן, מה שאמור להסתנכרן כמה שיותר טוב עם מועדי התקבולים מהם יוצא התשלום. מה לעשות כדי שזה באמת יקרה?

הכינו תמונת מצב פיננסית מעודכנת

הבנת היתרה בבנק בסוף יום העסקים לצד כל ההורדות שיתרחשו בחשבון בקרוב, תעזור לכם להבין היכן אתם עומדים בכל רגע נתון ולהחליט על פעולות שאפשר וצריך לבצע.

נתחו שינויים תקופתיים

מדובר על שינויים אפשריים בשוק הפעילות שלכם, בפעילות של הלקוחות והמתחרים, בתמחור הספקים והמצב המדיני, כולם או חלקם עשויים להשפיע על העסק שלכם בכל רגע נתון.

נתחו קדימה

אם אתם מבצעים מכירות שהתגמול מהן עתידי, מקבלים תשלום בשוטף פלוס, מספקים שירותי מנוי תקופתיים או שיש לכם שיקים ופריסה לתשלומים, חשוב שתנתחו את ההכנסות הללו קדימה ותשבצו אותן לחודש הגבייה המתאים לכל תשלום.

היכנסו לעובי הקורה בעלויות השקעה פוטנציאליות

ייתכן שבקרוב תצטרכו לרכוש ציוד חדש, להחליף מלאי, להחליף מערכת או אפילו להשקיע כסף כדי להמשיך את הצמיחה שלכם. זהו המקום לערוך תחזית שתכלול את עלויות ההשקעה הפוטנציאליות על בסיס מחירי השוק ואופציות התשלומים שלכם.

מה עושים במקרה של מחסור במזומנים?

עסקים שלמדו רק בדיעבד כיצד להסתכל על התזרים שלהם או שנקלעו לקושי כלכלי כתוצאה מניהול ותכנון לקויים, יוכלו לכבות את השריפה במספר דרכים אפשריות:

• פנייה יזומה לבנק – דיווח על המצב הנוכחי ו/או העתידי וחשיבה על פתרונות אפשריים כמו הלוואה. תוכלו לפנות לבנקים נוספים במטרה לבחון את שיעורי הריבית על מסגרת האשראי שלהם.
• פנייה יזומה לספקים – בקשת דחייה במועד התשלומים או עריכת משא ומתן חדש כדי לצמצם העלויות העתידיות.
• פנייה יזומה ללקוחות – בקשה להקדים או לזרז את התשלום עבורכם וכן ניהול גבייה אגרסיבית יותר, במקרה של לקוחות לא משלמים שעדיין לא כיסו מולכם את החוב.
• פעולות עצמיות ליישום – הזרמת הון מכיסכם לעסק כדי לאזן אותו לתקופה, מכירת ציוד שניתן לוותר עליו וצמצום שעות פעילות של עובדים ואף פיטורין בכפוף להתייעצות משפטית.

לשפר את תזרים המזומנים – זה אפשרי!

בכל רגע נתון, בכל תקופה בעסק, יש מה לעשות כדי לחזק את התזרים ולייעל אותו. הנה כמה מהלכים שתוכלו לבצע ממש עכשיו, כדי להגדיל את כמות התקבולים ולצמצם את ההוצאות:

היצמדו לאובייקטיביות והרציונל

כבעלי עסקים אתם אנשי חזון וחלום, מה שעלול לסחוף אתכם להרפתקאות לא בהכרח כדאיות. הישארו עם רגליים על הקרקע – אל תמהרו לזנק קדימה מבלי להכיר את כל ההשלכות, בדגש על ההוצאות המדויקות לאורך זמן.

הגדירו את "קו האפס"

תזרים מזומנים חיובי הוא תוצר של סך הרווח החודשי הדרוש לכם כדי לסיים את החודש ללא פיגורים ופערים. עברתם את נקודת האפס? מעולה, אתם פועלים נכון. לא גירדתם אותה כבר חודשיים-שלושה? יש בעיה שמוכרחים לפתור.

צרו לוח תשלומים מפורט

תנאי התשלום ללקוחות אמורים להיות ברורים ומדויקים מאוד ויש לאכוף כל מקרה של איחור כדי להימנע מבעיות תזרימיות. מעבר לכך, נהלו רשימת הוצאות הכוללת מועדים וסכומים מדויקים.

הקימו עתודת מזומנים

הרבה עסקים משתמשים למשל בפיקדון נזיל שאליו מועבר המע"מ, אך אפשר לפעול באותו האופן גם מול קרנות, חסכונות והשקעות שיתפקדו כמאגר טוב בשעות קושי ומשברים פיננסיים. עתודה טובה היא כזו שיכולה לכסות את ההוצאות לעד חצי שנה קדימה בעסק.

ומה לסיכום?

אין ספק שאתם פשוט מעולים במה שאתם עושים, אבל הגיע הזמן לטפח גם את המיומנויות הפיננסיות שלכם והשליטה בהן. תכנון עקבי ויעיל של תזרים המזומנים בעסק יסייע לכם לשמור עליו ולהתפתח באופן תמידי, לחזות את עתידו הכלכלי, להפוך אותו לעסק מצליח וליהנות בסופו של דבר מרווחים משמעותיים.