בכל עסק יש אנשים בדרגים שונים שאחראים על המקצועיות שלו ועל עניינים אחרים כמו פיננסים, משאבי אנוש ועוד, אבל לכל דרג בכיר יש אדם צמוד שעוזר לו לשמור על הכול בשליטה. בואו להכיר את הגדרת התפקיד של עוזרת אדמיניסטרטיבית ואיך היא משפרת את העבודה של האדם שהיא עובדת איתו בצמוד ושל המשרד והעסק כולו.
בעולם העסקי המודרני תפקידי המשרד השונים לפעמים מתערבבים ונראים דומים. עם זאת, יש הבדלים מהותיים בין עוזרת אדמיניסטרטיבית, מזכירה ופקידה. עוזרת אדמיניסטרטיבית היא בדרך כלל יד ימינו של מנהל בכיר או בעל תפקיד בכיר בארגון. היא אחראית על מגוון רחב יותר של משימות מורכבות כמו ניהול יומן פגישות, הכנת מצגות ומסמכים, תיאום אירועים וטיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים שונים. לעומתן, מזכירה מתמקדת בדרך כלל בעבודה משרדית שגרתית יותר כמו מענה לטלפונים, קבלת לקוחות ומיון דואר. פקידה לרוב ממלאת תפקידים ספציפיים ומוגדרים כמו הנהלת חשבונות או הקלדת נתונים. הגבולות לפעמים מטושטשים בין התפקידים האלו, אבל תפקיד העוזרת האדמיניסטרטיבית נחשב מורכב ובכיר יותר, הדורש מיומנויות ברמה גבוהה יותר.
עוזרת אדמיניסטרטיבית משמשת כיד ימינו של המנהל, ואחראית על שורה ארוכה של משימות החשובות להתנהלות היום יומית התקינה של המשרד. בין המשימות העיקריות ניתן למנות ניהול יומן פגישות עמוס, תיאום ישיבות ואירועים, הזמנת טיסות ומלונות, הכנת מצגות, דוחות ומסמכים מקצועיים, ניהול התכתבויות באימייל ובדואר רגיל, מענה לשיחות טלפון, קבלת אורחים ולקוחות, טיפול בחשבוניות ובהזמנות, ארגון חדר הישיבות, הזמנת ציוד משרדי לפי הצורך, ועוד. עוזרת אדמיניסטרטיבית מוכשרת צריכה להיות בעלת ראייה רחבה ולנהל את סדרי העדיפויות במשרד ביעילות תוך הקפדה על דיסקרטיות מצד אחד ותקשורת בין אישית טובה מצד שני. תפקידה להקל ולייעל את עבודת הארגון ולוודא שכל שירותי המשרד השונים מתנהלים כסדרם.
כדי למלא ביעילות את תפקיד העוזרת האדמיניסטרטיבית, נדרשים כישורים ארגוניים וניהוליים ברמה גבוהה. בין הדרישות המרכזיות יש כמה תכונות חשובות:
הטיפים החשובים ביותר לעוזרת אדמיניסטרטיבית הם להכיר לעומק את הארגון, המנהל הישיר והצרכים הספציפיים של כולם. בנוסף, חשוב לשמור על יומן מפגשים מסודר, מתוזמן ומעודכן. יש לדאוג להזמין חדרי ישיבות מראש, לארגן את הציוד הנדרש ולתאם שתייה וכיבוד בהתאם. על העוזרת לשלוח תזכורות לפגישות חשובות, להכין רשימות משימות ולפקח על ביצוען. ניהול אפקטיבי של משימות המשרד מחייב שיטתיות וסדר, תוך הקפדה על רמת שירות גבוהה ללקוחות ושותפים עסקיים. בזכות מיומנויות ארגון גבוהות, עוזרת אדמיניסטרטיבית יכולה לייצר יעילות אופטימלית וסביבת עבודה נעימה. קשר פתוח ושוטף עם המנהל יסייע להתאים את קצב העבודה לצרכים המשתנים ולתת מענה מדויק ומהיר לכל משימה. אם אתם צריכים עוזרת אדמיניסטרטיבית או שירותי משרד אחרים ולא מעוניינים להעסיק אחת בחברה מכל מיני סיבות, אתם יכולים להיכנס לאתרים כמו מזכירה פלוס https://mazkiraplus.co.il/ ולהזמין את כל השירותים בהיקף שאתם צריכים כדי ליהנות מסדר ויעילות בעסק.
עוזרת אדמיניסטרטיבית מוכשרת יכולה להתקדם בהדרגה בסולם הארגוני ולהגיע לתפקידים בכירים ומאתגרים יותר. עם צבירת ניסיון והוכחת יכולות ניהול גבוהות, היא יכולה להתמנות לעוזרת אישית של מנכ"ל או חברי הנהלה בכירים. תפקידים נוספים אפשריים כוללים מנהלת משרד, רכזת הדרכה או מנהלת לשכה. במקביל, עוזרות אדמיניסטרטיביות יכולות לשפר את מעמדן ושכרן על ידי לימודים אקדמיים בתחומים כמו מנהל עסקים, משאבי אנוש או דיפלומטיה ויחסים בין לאומיים. בימינו התפקיד של העוזרת האדמיניסטרטיבית מוערך מאוד בחברות רבות והתגמול הכספי גבוה בהתאם. השכר המשולם תלוי בגודל החברה, ברמת האחריות בתפקיד ובניסיון של המועמדת. שכר התחלתי ממוצע נע סביב 8,000 ש"ח ועשוי לעלות עם השנים, בייחוד בחברות גדולות ומובילות בתחומן שמעניקות גם תנאים סוציאליים נדיבים.
כדי למצוא עבודה כעוזרת אדמיניסטרטיבית, יש לעקוב אחר מודעות דרושים באתרי דרושים, רשתות חברתיות מקצועיות כמו לינקדאין וכן באתרי החברות הגדולות עצמן. חברות כוח אדם רבות מתמחות בגיוס עובדים למשרות אדמיניסטרטיביות ושווה לפנות גם אליהן. בראיונות העבודה חשוב להדגיש כישורים רלוונטיים כמו ארגון, תקשורת בין אישית, עבודת צוות ויכולת למידה. בנוסף, כדאי להציג מוטיבציה, יוזמה ורצון להשתלב ולתרום לארגון לטווח ארוך. המלצות ממעסיקים קודמים או מכרים בתעשייה יכולות לסייע לכן מאוד. עוזרת שתפגין בריאיון ידע בסיסי על החברה והתפקיד, לצד יכולות מוכחות ועניין אמיתי, היא בעלת סיכויים גבוהים להתקבל ולהתחיל קריירה מתגמלת ומספקת בתחום שירותי המשרד.
עכשיו כשאתם מכירים את הגדרת התפקיד של עוזרת אדמיניסטרטיבית ואת הדרכים שבהן היא יכולה לשפר את המשרד שלכם, הגיע הזמן לחשוב איך אתם מעסיקים אחת לעסק שלכם – אתם יכולים לפנות למרכזי גיוס כדי שימצאו את המועמדת המושלמת בשבילכם, לערוך את המיונים בעצמכם או להשתמש בשירותי משרד במיקור חוץ כדי לחסוך לעצמכם את כל הטרחה.
עשרות מומחים בפריסה ארצית לשרותכם
אידאלי לעסקים קטנים-בינוניים, עמותות וסטרטאפים
שירות אישי וממוקד לעסקים בכל רחבי ישראל
עשרות המלצות מלקוחות ותיקים (מעל שנה)
ניסיון בתחומי השיווק והמכירות ללקוחות B2B ו B2C
ניסיון עם כלל התוכנות לניהול משרד והנהלת חשבונות
קמנו במטרה לעזור לעסקים להתייעל על ידי מיקור חוץ לשירותי משרד בעסק: הנהלת חשבונות, אדמניסטרציה, מענה טלפוני, טלמיטינג, ניהול קשרי לקוחות ועוד.
שירותי משרד
תוכן מקצועי
